Admin-Hilfe: Benutzergruppen und Rechte verwalten

Diese Anleitung erklärt, wie Administratoren Benutzergruppen mit individuellen Namen erstellen und ihnen spezifische Rechte zuweisen können. Benutzergruppen helfen dabei, häufig genutzte Berechtigungen zu bündeln und den Verwaltungsaufwand zu reduzieren.

1. Übersicht über Benutzergruppen

Benutzergruppen dienen dazu, bestimmte Berechtigungen mehreren Nutzern gleichzeitig zuzuweisen. Administratoren können Gruppen mit benutzerdefinierten Namen erstellen und den Mitgliedern der Gruppe verschiedene Rechte zuweisen. Dadurch wird die Rechteverwaltung deutlich vereinfacht.

2. Gruppen erstellen und benennen

So erstellen und benennen Sie eine neue Gruppe:

Gruppenverwaltung öffnen: Gehen Sie in der linken Leiste zu Register > Menschen/Organisationen > Rollen
Neue Gruppe erstellen: Klicken Sie auf "Gruppe erstellen".
Gruppenname festlegen: Geben Sie einen aussagekräftigen Namen für die Gruppe ein, z.B. "Vertriebsteam" oder "Projektleiter".
Gruppe speichern: Klicken Sie auf "Speichern", um die neue Gruppe anzulegen.

Hinweis: Der Gruppenname sollte die Funktionen oder das Team beschreiben, das die Gruppe repräsentiert, damit später eine einfache Zuordnung möglich ist.

3. Rechte für Gruppen festlegen

Nachdem Sie eine Gruppe erstellt haben, können Sie ihr spezifische Rechte zuweisen. Die verfügbaren Rechte sind:

Dateifreigabe: Erlaubt der Gruppe, Dateien mit anderen Benutzern zu teilen.
QES-Signatur benutzen: Berechtigt die Gruppe, qualifizierte elektronische Signaturen (QES) durchzuführen.
Anfragen zum Signieren erstellen: Erlaubt es der Gruppe, Signaturanfragen für andere Benutzer zu initiieren.
TI Messenger benutzen: Berechtigt die Gruppe, den sicheren TI Messenger für die Kommunikation zu verwenden.
Identifikation von anderen Personen: Gibt der Gruppe das Recht, die Identität anderer Benutzer zu überprüfen.
Identifikation anfordern: Erlaubt es der Gruppe, eine Identifikation von anderen Benutzern anzufordern.
Kontakte importieren: Berechtigt die Gruppe, Kontakte von externen Quellen zu importieren.
Neue Kontakte hinzufügen: Erlaubt der Gruppe, manuell neue Kontakte zur Plattform hinzuzufügen.
Lizenzen verwalten: Gibt der Gruppe Zugriff auf die Verwaltung der Lizenzverteilung und Zuweisung innerhalb der Organisation.

Schritte zur Zuweisung von Rechten an eine Gruppe

Gruppe auswählen: Gehen Sie in der Gruppenverwaltung zur gewünschten Gruppe und klicken Sie auf deren Namen.
Rechte bearbeiten: Aktivieren oder deaktivieren Sie die gewünschten Rechte für die Gruppe.
Änderungen speichern: Klicken Sie auf "Speichern", um die neuen Berechtigungen anzuwenden.

Beispiel: Die Gruppe "Vertriebsteam" könnte die Rechte "Dateifreigabe" und "QES-Signatur benutzen" erhalten, um Dokumente mit Kunden zu teilen und zu signieren. Die Gruppe "Support" hingegen könnte die Rechte "TI Messenger benutzen" und "Identifikation von anderen Personen" erhalten.

4. Benutzer einer Gruppe hinzufügen oder entfernen

Administratoren können Benutzer einer Gruppe hinzufügen oder entfernen, um den Zugriff auf bestimmte Rechte zu verwalten.

Gruppe auswählen: Gehen Sie in der Gruppenverwaltung zur gewünschten Gruppe.
Benutzer hinzufügen: Klicken Sie auf "Benutzer hinzufügen" und wählen Sie die gewünschten Nutzer aus.
Benutzer entfernen: Um Benutzer aus der Gruppe zu entfernen, klicken Sie neben dem entsprechenden Benutzer auf "Entfernen".
Änderungen speichern: Bestätigen Sie die Änderungen durch Klicken auf "Speichern".

Hinweis: Benutzer erben automatisch die Rechte ihrer Gruppe. Wenn ein Benutzer mehrere Gruppen angehört, gelten für ihn alle Rechte, die durch die Gruppen zugewiesen wurden.

5. Verwaltung von Lizenzrechten für Gruppen

In manchen Fällen haben Gruppen das Recht, Lizenzen zu verwalten. Dies ermöglicht es bestimmten Gruppen, Lizenzen anderen Benutzern zuzuweisen oder zu entziehen.

Lizenzverwaltung öffnen: Gehen Sie zu Einstellungen > Lizenzverwaltung.
Gruppe mit Lizenzverwaltung: Stellen Sie sicher, dass die Gruppe, die Lizenzen verwalten soll, über das Recht Lizenzen verwalten verfügt.
Lizenzen zuweisen oder entziehen: Wählen Sie den Benutzer oder die Benutzergruppe aus, um ihnen eine Lizenz zuzuweisen oder zu entziehen.
Änderungen speichern: Bestätigen Sie die Änderungen durch Klicken auf "Speichern".

Beispiel: Die Gruppe "Administratoren" könnte die Berechtigung zur Verwaltung von Lizenzen erhalten, um sicherzustellen, dass nur autorisierte Personen Lizenzen zuteilen oder entziehen können.

6. Best Practices für die Verwaltung von Gruppen und Rechten

Hier sind einige Empfehlungen, um die Verwaltung von Gruppen und Rechten optimal zu gestalten:

Klare Gruppenstruktur: Erstellen Sie Gruppen entsprechend der Abteilungen oder Rollen in Ihrer Organisation, um die Rechteverwaltung übersichtlich zu halten.
Minimaler Zugriff: Weisen Sie Gruppen nur die Rechte zu, die sie unbedingt benötigen, um Sicherheitsrisiken zu minimieren.
Regelmäßige Überprüfung: Überprüfen Sie regelmäßig die Gruppen und ihre Berechtigungen, um sicherzustellen, dass diese den aktuellen Anforderungen entsprechen.
Dokumentation: Halten Sie fest, welche Gruppen welche Berechtigungen besitzen, um eine klare Übersicht für die Administration zu schaffen.