Admin-Hilfe: Nutzer und Organisationen hinzufügen und identifizieren

Diese Anleitung beschreibt, wie Administratoren Nutzer und Organisationen hinzufügen, sie per CSV importieren und optional über Halcom zur Nutzung der qualifizierten elektronischen Signatur (QES) identifizieren.

1. Nutzer hinzufügen

Administratoren können Nutzer entweder einzeln oder per CSV-Datei zur Plattform hinzufügen.

1. Nutzerverwaltung öffnen: Gehen Sie zur Seite Nutzer hinzufügen.
2. Nutzer hinzufügen: Klicken Sie auf den Button "Nutzer hinzufügen".
3. Pflichtfelder eingeben:
   • Vorname
   • Nachname
   • E-Mail-Adresse
4. Optionale Felder eingeben:
   • Telefonnummer
   • Geburtsdatum
   • Adresse
   • Firmenname
   • Firmenrolle
5. CSV-Import verwenden: Alternativ können Sie das CSV-Template herunterladen, die Pflichtfelder (Vorname, Nachname, E-Mail) ausfüllen und die Datei hochladen, um mehrere Nutzer gleichzeitig hinzuzufügen.

2. Nutzer identifizieren (QES-fähig)

Um einen Nutzer für die Nutzung der qualifizierten elektronischen Signatur (QES) zu identifizieren, müssen spezifische Identifikationsdaten eingegeben und ein Halcom-Konto erstellt werden.

1. Identifikation öffnen: Besuchen Sie die Seite Nutzer identifizieren und klicken Sie auf "Nutzer identifizieren".
2. Identifikationsdaten eingeben:
   • Vorname
   • Nachname
   • Geburtsname
   • Geburtsdatum
   • Geburtsort
   • Dokumententyp (Pass oder Personalausweis)
   • Ausweisnummer
   • Adresse
   • Telefonnummer
   • E-Mail-Adresse
3. Bestätigung durch den Nutzer: Nach Eingabe dieser Daten erhält der Nutzer eine E-Mail zur Zustimmung für die Datenspeicherung und -verarbeitung.
4. Halcom-Konto erstellen: Nach Bestätigung wird ein Halcom-Konto erstellt, damit der Nutzer QES nutzen kann. Hinweis: Der Nutzer sollte seinen Spam-Ordner überprüfen, falls die E-Mail nicht im Posteingang erscheint.

Hinweis

CSV-Import: Alternativ können Administratoren ein CSV-Template verwenden, um mehrere Nutzer gleichzeitig hinzuzufügen und zur Identifikation einzureichen.

3. Organisationen hinzufügen

Firmen und andere Organisationen können ebenfalls manuell oder per CSV hinzugefügt werden.

1. Organisationen-Verwaltung öffnen: Gehen Sie zur Seite Firmen hinzufügen.
2. Organisation hinzufügen: Klicken Sie auf den Button "Organisation hinzufügen" und geben Sie die folgenden Daten ein:
3. Pflichtfelder:
   • Firmenname
   • Handelsregisternummer
   • Handelsregistertyp
   • Handelsregistergericht (Ort des Gerichts, bei dem die Firma registriert ist)
4. Optionale Felder:
   • Umsatzsteuernummer
   • E-Mail-Adresse
   • Homepage
   • Adresse
5. CSV-Import verwenden: Alternativ können Sie eine Organisation per CSV-Datei hinzufügen, indem Sie die Vorlage herunterladen und die erforderlichen Daten für mehrere Organisationen ausfüllen.

4. Tipps zur Verwaltung von Nutzern und Organisationen

• Daten sorgfältig prüfen: Überprüfen Sie vor dem Speichern, dass alle Daten korrekt und vollständig sind, um eine erfolgreiche Identifikation sicherzustellen.
• Regelmäßige CSV-Imports: Nutzen Sie den CSV-Import, um Massenimporte effizient durchzuführen und Fehler durch manuelle Eingabe zu minimieren.
• Spam-Ordner kontrollieren: Erinnern Sie Nutzer daran, ihren Spam-Ordner auf Bestätigungsmails zu prüfen, um Verzögerungen im Identifikationsprozess zu vermeiden.

Mit dieser Anleitung können Administratoren die Benutzer- und Organisationsverwaltung schnell und effizient durchführen.