Anwendungsfälle für Elektronische Signaturen

Dieses Dokument beschreibt die Anwendungsfälle für Einfache Elektronische Signaturen (SES), Fortgeschrittene Elektronische Signaturen (AES) und Qualifizierte Elektronische Signaturen (QES) und gibt eine Anleitung zur Anwendung in verschiedenen geschäftlichen und rechtlichen Kontexten.

1. Einfache Elektronische Signatur (SES)

Definition

Eine Einfache Elektronische Signatur (SES) ist eine grundlegende Form der elektronischen Signatur. Sie kann getippte Namen, gescannte Bilder von handschriftlichen Unterschriften oder andere Zeichen umfassen, die Zustimmung oder Einverständnis anzeigen. SES verfügt in der Regel nicht über erweiterte Authentifizierungs- oder Zertifizierungsmethoden.

Geeignete Anwendungsfälle

Interne Genehmigungen: Geeignet für interne Dokumente, z. B. Abteilungsfreigaben, bei denen geringe Authentifizierungsanforderungen bestehen.
Risikoarme Verträge: Geeignet für Vereinbarungen mit geringem Risiko, bei denen Identitätsnachweis oder Manipulationsschutz keine Priorität haben (z. B. einfache Dienstleistungsvereinbarungen, Benutzerzustimmungsformulare).
Online-Nutzungsbedingungen: Häufig genutzt in Checkboxen oder Klick-zum-Unterschreiben-Formaten zur Akzeptanz von Bedingungen auf Websites oder Anwendungen.
Bestätigungen: Einfache Bestätigungen von Informationen, Richtlinien oder Vereinbarungen, die keine sensiblen Informationen enthalten.

Beispiele

Mitarbeiterhandbuch-Bestätigung: Mitarbeiter bestätigen den Erhalt des Handbuchs durch Eingabe ihres Namens oder das Setzen eines Häkchens.
Einfache Dienstleistungsvereinbarungen: Risikoarme Vereinbarungen mit Auftragnehmern oder Lieferanten.
Interne Anfragen und Genehmigungen: Einfache Genehmigungen für Bürobedarf, Urlaubsanträge oder andere nicht sensible Angelegenheiten.

Vorteile

Schnell und einfach: Einfach umzusetzen und mit minimalem Aufwand nutzbar.
Breite Akzeptanz: Für viele risikoarme Transaktionen rechtlich gültig.

Nachteile

Geringe Sicherheit: Minimale Identitätsüberprüfung und Schutz vor Manipulation.
Begrenzte Legitimität: Möglicherweise nicht in risikoreichen oder regulierten Situationen akzeptiert.

2. Fortgeschrittene Elektronische Signatur (AES)

Definition

Eine Fortgeschrittene Elektronische Signatur (AES) bietet ein höheres Sicherheitsniveau als SES. Sie erfordert eine Identitätsüberprüfung und ist eindeutig mit dem Unterzeichner verbunden, was sie schwer fälschbar macht. AES stellt außerdem die Integrität des Dokuments sicher, indem Manipulationen erkannt werden.

Geeignete Anwendungsfälle

Mittelrisikoverträge: Geeignet für Verträge mit moderatem Risiko, bei denen die Identitätsüberprüfung des Unterzeichners wichtig ist, z. B. Arbeitsverträge oder Geheimhaltungsvereinbarungen (NDAs).
B2B-Vereinbarungen: Angemessen für Geschäftsvereinbarungen, die eine zuverlässige Signatur erfordern, aber nicht den höchsten rechtlichen Standard.
Finanzielle Genehmigungen: Genehmigung von Finanzdokumenten, bei denen die Authentizität des Unterzeichners wichtig ist, aber die gesetzliche Compliance keine QES erfordert.

Beispiele

Arbeitsverträge: Stellt sicher, dass beide Parteien sind, wer sie behaupten zu sein, und schützt somit sensible Mitarbeiterdaten.
Geheimhaltungsvereinbarungen (NDAs): Stellt eine Identitätsüberprüfung bei Vereinbarungen mit mittlerer Sensibilität sicher.
Darlehensverträge: Bietet ausreichende Authentizität für Vereinbarungen mit mittlerem Wert.

Vorteile

Erhöhte Sicherheit: Bietet Authentifizierung und Manipulationsschutz.
Rechtliche Gültigkeit: In vielen Geschäfts- und Rechtskontexten, insbesondere in der EU gemäß eIDAS, akzeptiert.

Nachteile

Moderate Komplexität: Erfordert ein digitales Zertifikat oder andere Verifizierungsprozesse.
Höhere Kosten: Möglicherweise fallen Gebühren für die Ausstellung oder Verwaltung von Zertifikaten an.

3. Qualifizierte Elektronische Signatur (QES)

Definition

Eine Qualifizierte Elektronische Signatur (QES) ist der höchste Standard der elektronischen Signatur und erfüllt strenge Anforderungen an die Identitätsüberprüfung und Dokumentensicherheit. QES ist gemäß EU-Recht (eIDAS) einer handschriftlichen Unterschrift gleichwertig und wird in den sensibelsten oder reguliertesten Kontexten akzeptiert.

Geeignete Anwendungsfälle

Hochrisikoverträge: Notwendig für hochpreisige Verträge oder Transaktionen, bei denen beide Parteien Gewissheit über die Identität des Unterzeichners und die Integrität des Dokuments benötigen (z. B. Immobilienverträge, Übernahmen).
Regulierte Branchen: Erforderlich für Transaktionen in hochregulierten Branchen wie dem Gesundheitswesen oder der Finanzindustrie, wo Compliance und Datensicherheit von größter Bedeutung sind.
Grenzüberschreitende Vereinbarungen: Für Vereinbarungen zwischen Parteien in verschiedenen Ländern, insbesondere innerhalb der EU, wo strenge Anforderungen an elektronische Signaturen erfüllt werden müssen.

Beispiele

Immobilientransaktionen: Rechtsverbindliche Verträge, bei denen die Identität und Absicht des Unterzeichners verifiziert werden müssen.
Behördliche Einreichungen: Elektronische Übermittlungen an Behörden, die den höchsten Grad der Identitätsüberprüfung des Unterzeichners erfordern.
Gesundheitsdaten: Patienten-Einverständniserklärungen oder medizinische Vereinbarungen, die sensible Informationen betreffen.

Vorteile

Höchste Sicherheit: Bietet die stärkste Authentifizierung und Manipulationssicherheit.
Rechtliche Gleichwertigkeit: Entspricht in vielen Rechtssystemen, insbesondere in der EU, einer handschriftlichen Unterschrift.

Nachteile

Hohe Komplexität und Kosten: Erfordert komplexe Identitätsüberprüfungen und Infrastruktur, was Kosten und Einrichtungszeit erhöhen kann.
Nicht immer notwendig: Für Dokumente mit geringem bis mittlerem Risiko überdimensioniert.

Übersichtstabelle

Signaturtyp	Sicherheitsniveau	Geeignete Anwendungsfälle	Beispiele
SES	Gering	Interne Genehmigungen, risikoarme Vereinbarungen	Mitarbeiterhandbücher, einfache Dienstleistungsverträge
AES	Mittel	Mittelrisikoverträge, Finanzgenehmigungen	Arbeitsverträge, NDAs, Darlehensverträge
QES	Hoch	Hochrisikoverträge, regulierte Branchen	Immobiliengeschäfte, behördliche Einreichungen